Au cœur des missions qui lui sont confiées par le ministère de la Transition écologique, le ministère en charge de l'Energie et le ministère en charge de la Recherche, l’ADEME - l’Agence de la transition écologique – partage ses expertises, assure le financement et l’accompagnement de projets de transformation dans des domaines variés : énergie, économie circulaire, décarbonation de l’industrie, mobilité, bâtiment, qualité de l’air, consommation et production responsables, alimentation durable, bioéconomie, gestion des sols, adaptation au changement climatique et transition juste.

L’ADEME mobilise les citoyens, les entreprises et les territoires pour les aider à progresser vers une société plus sobre en carbone et économe en ressources. Résolument engagée dans la lutte contre le changement climatique et la dégradation des ressources, elle conseille, facilite et soutient les initiatives, de la recherche à la diffusion des solutions.

 Établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), l’ADEME met également ses capacités d’expertise et de prospective au service des politiques publiques.

Les Directions régionales Grand Est et Bourgogne France Comté de l’ADEME contribue à accélérer la transition écologique en accompagnant les entreprises et les collectivités dans leurs démarches de développement vertueux : aménagement durable, efficacité énergétique, production d’énergies renouvelables, mobilité durable et économie circulaire.

Les directions sont organisées en pôles techniques (Territoires durables, Transition énergétique et Économie circulaire), pôles cibles collectivités et entreprises, pôle communication et une cellule de gestion mutualisées Bourgogne-Franche-Comté et Grand Est. L’équipe Grand Est compte environ 50 personnes. Elle est répartie sur trois sites à Châlons en Champagne, Metz et Strasbourg. L’équipe Bourgogne Franche Comté compte 31 personnes et est répartie sur 2 sites à Dijon et Besançon.

Une Direction Régionale de l’ADEME accompagne techniquement et financièrement les projets en lien avec la transition écologique. La gestion des dossiers d’aide financière instruit par les ingénieurs des directions régionales Bourgogne Franche Comté et Grand Est est prise en charge par la cellule de gestion mutualisée en lien avec les Responsable Budgétaire et Juridique (RBJ) de chaque direction.

Dans le cadre de cette cellule, sous l’autorité du-de la directeur-trice régionale, le titulaire participe au fonctionnement administratif, financier et matériel de la Direction régionale où il sera localisé ainsi qu’au soutien des ingénieurs. A ce titre il assure le secrétariat et la gestion administrative des dossiers des ingénieurs dont il a la charge.

Le titulaire assure également des tâches d’assistance générale de l’équipe et des tâches transversales notamment ouverture du courrier, réalisation de mailings, de suivi, tenue de la boite mail avec les autres secrétaires gestionnaires, l’accueil du public ou autres tâches administratives.

Il assure ponctuellement le remplacement ou le soutien des autres membres du pôle gestion de la Direction et/ou de la cellule de gestion mutualisée pour une partie de leurs tâches en fonction des besoins.

· Intervenir dans la préparation et l’engagement des aides (Saisie et exploitation des données, imputation des opérations, vérification de la complétude administrative des dossiers) ; Etablir des contrats ;,
· Etablir des contrats, procéder à la validation juridique des contrats d’un montant inférieur à   90 000 € dans le cadre des procédures prévues par la boucle de gestion,
· Suivre l’avancement et l’exécution technique et administrative des contrats (marchés, aides, avenants…),
- Réaliser le suivi des échéanciers des contrats (y compris mise à jour des échéances enregistrées),
· Réaliser tout ou partie du reporting et bilans techniques, administratifs et financiers (éditer des requêtes et tableaux de bord d’aide au pilotage de la gestion et du suivi du budget, assurer le suivi des échéances des contrats…),
· Être l’interlocuteur de la cellule de paiements pour les dossiers dont il assure la gestion ;
· Assurer les engagements, suivi des services faits des marchés/commandes et en assurer les paiements.
· Assurer le secrétariat et la mise en forme de l’information au sein de la Direction Régionale en cas de besoin (Accueil, courrier, agendas, organisation de réunion, recueil et mise en forme d’information, tenue fichiers et base de données …),
·Procéder au classement et à l’archivage des dossiers,

Ces missions seront réalisées en collaboration avec les ingénieurs pour lesquels le-a gestionnaire assure le suivi des dossiers, la RBJ et les managers correspondants.

Profil recherché :

·         Formation en gestion/comptabilité de niveau BAC + 2 ou expérience professionnelle équivalente,

·         Expérience de gestion d’au moins 3 ans souhaitée

·         Rigueur et méthode, discrétion et réserve,

·         Organisation et capacité de gestion des priorités,

·         Qualité relationnelle, sens du travail en équipe,

·         Adaptabilité, capacité d’autonomie et d’initiatives,

·         Sens du service client et sens des responsabilités

·         Disponibilité et réactivité,

·         Très bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion internes (OPALE ADMILIA, Notilus, Outlook…),

 Conditions d'exercice du poste : 

·       Utilisation fréquente de l’ordinateur, de l’audio et/ou de la visio-conférence,

·       Déplacements occasionnels, principalement dans les régions Grand Est et Bourgogne Franche Comté ou lors de formation (Angers – Paris)